Sdílení kontaktů v Outlooku

V Outlooku nám k evidenci kontaktních údajů pomáhá adresář. Co dělat, když chceme poslat jinému uživateli kontaktní údaje osoby v našem adresáři či dokonce sdílet skupinu kontaktů s kolegy? V tomto článku najdete odpovědi na oba dotazy. Dovíte se třeba i jak zajistit, abyste s kolegy měli sdílený seznam kontaktů vždy aktuální. Pokud vám návod pomohl, staňte se fanoušky na Facebooku a doporučte tyto stránky vašim známým, může se jim také hodit.

Odeslání kontaktu

Základní možnost sdílení kontaktních údajů s jinými uživateli je poslat jej pomocí zprávy. Není ale nutné údaje ručně vypisovat, stačí údaj z osobního adresáře odeslat v podobě přílohy. Kontakt odešlete buď jako položku z kontaktů, nebo jej přiložíte jako vizitku (soubor .vcf) obsahující všechny informace. Takto zaslaný kontakt si příjemce může snadno uložit do svého adresáře. Postup je popsán pro verzi 2013:

1. Přejděte do sekce Lidé (Kontakty).
2. Vyhledejte požadovaný kontakt ve svém adresáři. Pokud jej nemáte, musíte si ho nejprve založit (Nový kontakt).
3. Vyvolejte na kontaktu místní nabídku pravou myší a zvolte Předat kontakt dál (Přeposlat).
4. Můžete zvolit Jako vizitku nebo Jako kontakt aplikace Outlook.
5. Vytvoří se nová e-mailová zpráva a do přílohy se uloží vybraný kontakt, dále lze už pokračovat zadáním příjemce, textu zprávy a odeslat ji.
6. Příjemce zprávu obdrží a poklepáním na přílohu (přiložený kontakt) si otevře a uloží zaslaný kontakt do svého adresáře.

Sdílení kontaktu či skupiny kontaktů

Pokud chcete sdílet kontakt či skupinu kontaktů s kolegy ve firmě a mít tak vždy stejné a aktuální údaje, musíte používat Microsoft Exchange server. Distribuční seznam (skupina kontaktů) či jednotlivé kontakty platné pro celou organizaci nastavuje administrátor. Je ale možno vytvářet i individuální kontakty a jejich skupiny každým uživatelem zvlášť a navzájem je sdílet s ostatními. Při sdílení můžeme zvolit, zda příjemce sdíleného kontaktu bude mít možnost údaje měnit a přidávat, nebo je jen používat. Jako zakladatel sdíleného kontaktu postupujte takto:

1. Klepněte v navigačním okně sekce Lidé na svou složku Kontaktů pravou myší a založte Novou složku (viz obrázek Založení složky).
2. Do této nové složky kontaktů přetáhněte existující kontakty či vytvořte nové, případně zde vytvořte Novou skupinu kontaktů (Distribuční seznam).
3. Po uložení všech kontaktů vyvolejte místní nabídku na nově vytvořené složce a vyberte Sdílet > Sdílet kontakty (viz obrázek Sdílení kontaktu).
4. Vytvoří se nová e-mailová zpráva, kam zadáte všechny příjemce těchto kontaktů a můžete zaškrtnout, zda budou mít možnost sdílené kontakty přidávat, měnit a odstraňovat. Pokud někteří mají mít práva a někteří ne, je nutné tento postup provést pro oba případy zvlášť (viz obrázek Odeslání kontaktu).
5. Po odeslání zprávy ji příjemci obdrží a sdílený kontakt si přidají do svých kontaktů. Následně dle práv mohou upravovat, nebo jen používat sdílené kontakty.
6. Pro změnu práv jednotlivých uživatelů je možné na sdílenou složku kontaktů opět kliknout pravou myší a zvolit možnost Sdílet > Oprávnění složky.